چالش‌های سیستم پشت‌نویسی الکترونیکی قبض انبار در زنجیره تأمین
گفت‌وگو با روزبه مختاری، عضو هیئت مدیره انجمن کشتیرانی و خدمات وابسته ایران
اجرای شتاب‌زده سامانه پشت‌نویسی الکترونیکی قبض انبار به جای آنکه گرهی از زنجیره ترخیص باز کند، «میانگین ۲ تا ۳ روز» به زمان خروج کالا افزود؛ رقمی که مستقیماً هزینه‌های انبارداری، حق توقف و در نهایت بهای تمام‌شده کالا را افزایش داد. در این گفت‌وگو، روزبه مختاری با واکاوی چرایی ماجرا، از خلأ داده‌محوری در طراحی تا نبود سازوکار پاسخگویی سخن می‌گوید.
تحلیل وضعیت موجود و سابقه فرآیند
قبل از آنکه وارد جزئیات مسائل اخیر شویم، لازم است نگاهی به پیشینه موضوع داشته باشیم. رویه معمول و متداول در سیستم ترخیص کالا به این صورت است که شرکت کشتیرانی یا مالک کانتینر، پیش از رسیدن بار، داده‌های مربوط به کالا را به صورت الکترونیکی به بندر اعلام می‌کند. این فرایند که به اصطلاح “EDI” یا تبادل داده الکترونیکی نامیده می‌شود، اطلاعات مالکیت کانتینر، شخصیت حقوقی یا حقیقی گیرنده کالا و سایر جزئیات مرتبط را در سامانه‌های بندری و گمرکی ثبت می‌کند.
وقتی کالا وارد بندر می‌شود و روی زمین تخلیه می‌شود، بر اساس اطلاعات اولیه، قبض انبار صادر می‌شود. این قبض انبار به نام مالک کانتینر ثبت می‌شود و دو بخش اصلی دارد. بخش اول، اعلام مالکیت و عدم مانع بودن شرکت صادرکننده برای واگذاری کالا و بخش دوم، محل امضای انتقال مالکیت به فرد یا شرکت بعدی که می‌تواند شرکت فورواردر یا گیرنده اصلی کالا باشد.
فرآیند واگذاری و پشت‌نویسی قبض انبار معمولا بر اساس اطلاعات اولیه موجود در سامانه‌ها صورت می‌گیرد و در صورت رعایت کامل فرایند، گمرک و بندر به راحتی از انتقال مالکیت مطلع می‌شوند و فرایند ترخیص تسهیل می‌شود.
جایگاه فورواردرها در فرآیند انتقال مالکیت
یکی از پیچیدگی‌های اصلی مربوط به نقش شرکت‌های فورواردر در انتقال مالکیت قبض انبار است. فورواردرها معمولاً در بارنامه مستر (Master Bill of Lading) به عنوان کانساینی ثبت می‌شوند و قبض انبار به نام آن‌ها صادر می‌شود. فورواردر مجاز است قبض انبار را پشت‌نویسی کرده و به گیرنده اصلی کالا منتقل کند، اما چالش اینجاست که تا پیش از تغییرات اخیر، این پشت‌نویسی به صورت دستی انجام می‌شد و در سامانه‌های الکترونیکی ثبت نمی‌شد.
مشکل بزرگ این بود که این انتقال دستی، باعث می‌شد اطلاعات رسمی در سامانه‌های گمرکی و بندری به‌روزرسانی نشود و همین مسأله سبب می‌شد ارتباط میان سامانه‌ها دچار اختلال شود. گمرک به صراحت اعلام کرد که تنها اطلاعات ثبت شده در سامانه قابل استناد است و انتقال مالکیت باید به صورت رسمی و الکترونیکی ثبت شود تا فرایندها به درستی مدیریت شوند.
موانع عملیاتی در پیاده‌سازی سامانه جدید
در پاسخ به این مشکل، سازمان بنادر اقدام کرد تا با همکاری شرکت افق چکاد دریا، سامانه‌ای را فراهم کند که انتقال مالکیت قبض انبار از طریق سامانه انجام شود و پشت‌نویسی به شکل الکترونیکی و رسمی ثبت شود. اما در این میان مشکلات تازه‌ای ظهور کرد.
از جمله این مشکلات می‌توان به عدم برآورد صحیح حجم کار اشاره کرد. سازمان بنادر تصور می‌کرد تعداد قبض انبارهایی که فورواردرها پشت‌نویسی می‌کنند کم است و لذا زیرساخت‌های لازم را به اندازه کافی فراهم نکرد. اما در عمل حجم مراجعه‌ها بسیار بیشتر از پیش‌بینی بود و سیستم با ازدحام شدید مواجه شد.
چالش دیگر، مشکل بعد مسافت بود. فرآیند پشت‌نویسی به گونه‌ای بود که فورواردرها باید از دفاتر شهر به بندر مراجعه می‌کردند و در آنجا مدارک و اسناد خود را ارائه می‌دادند. این ترددهای غیرضروری باعث افزایش هزینه و زمان شد. کندی و توقف در روند کار نیز برای فعالان این صنف طاقت‌فرسا بود.
شرکت افق چکاد دریا برای راستی‌آزمایی فورواردرها مدارک متعددی طلب می‌کرد که همین امر منجر به کندی فرآیند و تشکیل صف‌های طولانی مراجعه‌کنندگان شد. این تأخیرها نهایتاً به ضربه‌ای سهمگین بر روند ترخیص کالا تبدیل شد و چالش‌های صنف را دوچندان کرد. مجموع این مشکلات باعث شد فرایند ترخیص کالا به طور متوسط ۲ تا ۳ روز بیشتر طول بکشد که این موضوع هزینه‌های انبارداری، حق توقف و حتی قیمت تمام شده کالا را به شدت افزایش داد.
تحلیل اقتصادی هزینه‌های لجستیک
یکی از نکات مهم که روزبه مختاری به آن اشاره کرد، این است که هزینه‌های لجستیکی شامل کرایه حمل، انبارداری، حق توقف، بروکراسی اداری و سایر مسائل مرتبط در مجموع سهمی بین ۶۰ تا ۹۰ درصدی از بهای تمام شده کالا در ایران دارند، در حالی که این رقم در کشورهای پیشرفته بین ۲۳ تا ۶۲ درصد است.
این تفاوت چشمگیر باعث شده قیمت کالا در بازار داخلی ایران به شکل نامطلوبی افزایش یابد و علت اصلی آن را باید در ضعف‌های ساختاری و اجرایی در فرایندهای لجستیکی و ترخیص کالا جستجو کرد.
الزامات بازطراحی فرآیند و اطلاع‌رسانی
مختاری با تاکید بر اهمیت برنامه‌ریزی جامع، می‌گوید که برای اصلاح این مشکلات باید ابتدا داده‌های سامانه‌های مربوطه به دقت استخراج و تحلیل شوند. تنها با داشتن برآورد دقیق از حجم مراجعات و نوع درخواست‌ها می‌توان فرایند بهینه‌ای طراحی کرد.
وی همچنین به فقدان اطلاع‌رسانی درست و شفاف اشاره می‌کند؛ مشکلی که باعث سردرگمی فعالان و مراجعه‌کنندگان شده است. به گفته او، تغییرات باید به صورت کتبی و از پیش اعلام شده و زمان کافی برای آمادگی شرکت‌ها و سازمان‌ها داده شود. اجرای ناگهانی و بدون اطلاع‌رسانی مناسب، موجب ایجاد آشفتگی و نارضایتی گسترده شده است.
چالش‌های احراز هویت و دسترسی به سامانه
یکی از پیچیدگی‌های تازه این است که فورواردرها باید در سامانه‌ی سازمان بنادر احراز هویت شوند. برای این منظور، بر اساس مجوزهایی که از چهار سازمان اصلی حمل و نقل (سازمان بنادر، سازمان راهداری، سازمان هواپیمایی و شرکت راه‌آهن) دریافت کرده‌اند، باید یوزرنیم و پسورد دریافت کنند تا بتوانند پشت‌نویسی الکترونیکی را انجام دهند.
در این میان، هماهنگی میان سازمان‌ها و به‌روزرسانی لحظه‌ای لیست شرکت‌های مجاز، از جمله چالش‌های کلیدی است که باید حل شود. زیرا تعداد شرکت‌ها همواره در حال تغییر است و امکان دارد برخی مجوزهای خود را از دست بدهند یا شرکت‌های جدید مجوز بگیرند.
رویکردهای پیشنهادی برای بهبود فرآیند
به اعتقاد مختاری، اولین گام برای حل مشکل، استخراج دقیق داده‌ها و شناخت درست از ذینفعان فرایند است. سپس باید به صورت جامع و مکتوب، فرایند جدیدی طراحی شود که تمامی جوانب آن در نظر گرفته شود و نظرات ذینفعان مختلف—از سازمان‌های دولتی تا شرکت‌های فورواردر و مشتریان—جلب گردد.
این طراحی باید شامل دستورالعمل‌های واضح، زمان‌بندی دقیق برای اجرا و اعلام به موقع به همه طرف‌ها باشد تا شرکت‌ها بتوانند خود را برای اجرای فرایند جدید آماده کنند. بدون چنین برنامه‌ریزی، اجرای ناقص و ناگهانی فرآیند منجر به مشکلات گسترده و هزینه‌های مضاعف خواهد شد.
