در دنیای کسب و کار مدرن، سامانههای نرمافزاری یکپارچه در حمل و نقل بینالمللی به ابزارهایی ضروری برای بهبود کارایی، کاهش هزینهها و ارتقای بهرهوری تبدیل شدهاند؛ اما این سامانهها چه مزایا و معایبی دارند و چگونه به شرکتها کمک میکنند؟
در دنیای مدرن امروز، حمل و نقل بینالمللی نهتنها به عنوان صنعت بلکه بهعنوان یکی از ارکان اصلی تجارت جهانی شناخته میشود. با توجه به پیچیدگیها و نیاز به مدیریت مؤثر و دقیق، استفاده از سامانههای نرمافزاری و یکپارچه در این صنعت ضروری است.
در کشور ایران هم، به همین جهت دولتها و وزارتخانهها از جمله وزارت راه و شهرسازی و امور اقتصادی و دارایی و سازمانهای مربوطه همچون گمرک ایران، راهداری و حملونقل جادهای، سازمان بنادر و دریانوردی و سازمان هواپیمایی کشور و غیره به سمت این سامانهها از جمله سامانه یکپارچه تجارت وای پی ال و بارفرابران و… روی آوردهاند.
حال بخش خصوص و شرکتهای حمل و نقل بینالمللی نیز، برای ماندگاری و افزایش بهرهوری خود به نرمافزارهای یکپارچه جهت کنترل و مدیریت بهینه سازمانهای خود نیازمند هستند.
نرمافزارهای یکپارچه مجموعهای از سیستمها و نرمافزارهایی هستند که همه فرآیندهای داخلی یک شرکت، از جمله مدیریت بازاریابی و فروش و بازرگانی تا امور مالی و غیره را در یک پلتفرم مشترک و هماهنگ ادغام میکنند. این نرمافزارها نهتنها به سازمانها کمک میکنند که از دادهها بهصورت بهینه استفاده کنند، بلکه باعث کاهش هزینهها، بهبود هماهنگی میان بخشها و تسهیل تصمیمگیریها میشوند.
مطمئنا تغییرات در سازمان شامل مزایا و معایبی دارند و دچار چالشهایی جهت اجرا هستند که در ذیل به آن می پردازیم:
الف) مزایا سامانههای یکپارچه
1- افزایش شفافیت و نظارت:
سامانههای نرمافزاری به شرکتها امکان میدهند تا به طور دقیق بر وضعیت محمولهها و فرآیندهای حمل و نقل نظارت کنند و مدیریت مجموعه با دید شفاف و کامل تصمیمگیریهای لازم را انجام دهد.
2- ارتقای امنیت اطلاعات و انطباق با استانداردها:
با ایجاد یک سیستم یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، به شرکتها کمک میکنند تا امنیت دادهها را ارتقاء دهند و خطرات مربوط به دسترسی غیرمجاز و سرقت اطلاعات را کاهش دهند. علاوه بر این، بسیاری از نرمافزارهای خودکار بهروزرسانیهایی را برای انطباق با قوانین و فراهم میکنند که این موضوع برای سازمانهایی که نیاز به رعایت استانداردهای خاص دارند، بسیار حیاتی است.
3- بهبود ارتباطات عرضی و طولی سازمان:
یکی از بزرگترین چالشهایی که بسیاری از شرکتها با آن روبهرو میشوند، عدم هماهنگی میان بخشهای مختلف سازمان است. در بسیاری از شرکتها، هر بخش از نرم افزارهای مختلفی استفاده میکنند که اطلاعات آنها بهصورت جداگانه ذخیره میشود. این موضوع نهتنها در تصمیمگیریهای مدیریتی اخلال به وجود میآورد بلکه ممکن است منجر به ناهماهنگی، اشتباهات و هدررفت منابع شود.
یکپارچهسازی نرمافزارها در تمامی بخشها، امکان دسترسی سریع و هماهنگ به اطلاعات را برای تمامی کارمندان فراهم میآورند. به عنوان مثال، بخش فروش میتواند بهراحتی به اطلاعات محمولات در جریان حمل خود دسترسی داشته باشد و همزمان گزارشهای لازم را به مشتری خود اعلام کند و این امر باعث بهبود فرآیندهای تصمیم گیری و سرعت بخشی به عملیات میشود.
سامانههای یکپارچه اگر پیشرفتهتر باشد، میتواند دسترسی به مشتریان خود در خارج از سازمان بدهد، که این امر موجب رضایتمندی و افزایش مشتری میشود.
4- کاهش خطاهای انسانی
با استفاده از سامانه نرمافزاری، فرآیندها، اشتباهات ناشی از فعالیتهای دستی کاهش یافته و دقت عملیات افزایش مییابد و همچنین کارکرد هر یک از پرسنل که در شرکت فعالیت میکنند بهراحتی قابل ارزیابی است.
5- افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها:
نرمافزارهای یکپارچه با حذف کارهای دستی و خودکار سازی بسیاری از فرآیندها، باعث افزایش بهرهوری میشوند. برای مثال، در فرآیندهای استعلام و اعلام قیمتها و عملیات حمل و نقل بینالمللی و ترانزیت و لجستیک و امور مالی، کلیه فرایند انتقال اطلاعات همگی به صورت سیستمی بین کارکنان جابهجا میشود و در صرف زمان و هزینههای مربوط به این فعالیتها سبب کاهش هزینه و سرعت و دقت بالا میشود. همچنین، با بهینه سازی فرآیندهای مدیریتی و عملیاتی، هزینههای اضافی نظیر مصرف کاغذ و موازیکاریها بیش از حد کاهش مییابد.
6- دسترسی به دادههای دقیق به موقع:
یکی از ویژگیهای مهم نرم افزارهای یکپارچه فراهم کردن دسترسی به دادههای بهروز و دقیق است. این ویژگی به مدیران کمک میکند که به طور لحظهای از وضعیت فرآیندهای مختلف شرکت مطلع شوند و تصمیمات استراتژیک بهتری اتخاذ کنند. برای مثال، دادههای عملیاتی و مالی این امکان را میدهند که از وضعیت سودآوری و پروندههای جاری شرکت در هر لحظه آگاه باشد.
ب) چالشها و محدودیتهای پیادهسازی نرمافزارها:
1- عزم راسخ و ایمان در سطح مدیریت:
قبل از هر اقدامی مدیریت یک سازمان باید نیاز به تغییرات و بهبود را احساس نموده و با قدرت تمام و عزم راسخ در پیادهسازی سامانه و فرایندهای آن اقدام کند و اگر غیر از این است و کماکان به مدیریت سنتی خود اعتقاد دارد و نیازی به اصلاح و پیشرفت نمیبیند هرگز نباید به سمت آن برود.
2- هزینههای پیاده سازی و نگهداری:
پیادهسازی نرمافزارهای یکپارچه نیازمند سرمایهگذاری اولیه بالا است. علاوه بر این، شرکتها باید هزینههایی برای آموزش کارکنان، نگهداری سیستم و بهروزرسانیهای دورهای پرداخت کنند.
این پیاده سازی میتواند یک فرآیند پیچیده باشد که نیازمند زمان و منابع فراوان است. شرکتها باید با دقت نیازهای خود را شناسایی کنند و نرمافزار مناسبی انتخاب کنند که با فرآیندهای داخلی آنها همخوانی داشته باشد.
3- مقاومت در برابر تغییر:
کارکنان ممکن است در برابر تغییرات مقاوم باشند و به دلیل عادت به سیستمهای قدیمی، در استفاده از نرم افزارهای جدید دچار مشکل شوند. برای موفقیت در پیاده سازی سامانه یکپارچه، مدیریت تغییر و آموزش کارکنان بسیار بسیار حائز اهمیت است. به طوری که کارکنان احساس کنند با تغییرات کارهای خود را راحتتر انجام میدهند و برنامه را از خود بدانند.
4- پشتیبانی نرمافزار و امنیت شبکه:
پیادهسازی نرمافزارهای یکپارچه یک فرآیند پیچیده است که نیازمند زمان و منابع فراوان است. شرکتها باید با دقت نیازهای خود را شناسایی کنند و نرمافزار مناسبی انتخاب کنند که مجموعه طراح نرمافزار پشتیبانی قوی و مداوم و سالانه را به شرکت ارائه کند. همچنین با توجه به اینکه کلیه اطلاعات کمتر کاغذی بوده و در سامانه و آن هم بهصورت الکترونیک میباشد از دو جنبه بسیار مهم است، اول آنکه اطلاعات هرگز پاک نشود و همیشه در دسترس باشد و دوم آنکه اطلاعات شرکت در محیط امن بوده و در دسترس رقبا و سایرین قرار نگیرد و ذخیرهسازی دادهها در سامانههای ابری ممکن است تهدیداتی از نظر امنیت اطلاعات به همراه داشته باشد.
نهایتا در دنیای کسب و کار مدرن، سامانههای نرمافزاری یکپارچه در حمل و نقل بینالمللی به ابزارهایی ضروری برای بهبود کارایی، کاهش هزینهها و ارتقای بهرهوری تبدیل شدهاند. این سامانه میتواند بهعنوان ابزاری کلیدی ارتقای امنیت در این صنعت به شمار رود و با استفاده از این فناوریها، شرکتهای حملونقل میتوانند فرآیندهای خود را بهینه کنند. در حالی که برخی چالشها مانند هزینههای اولیه و مشکلات امنیتی نیز وجود دارد.